文秘人员岗位培训手册——文秘人员应知应会的7大工作事项和112个工作小项（实战图解版）

一、收集谈判信息………………………………………………………………… 15
二、参与组织商务谈判工作小组………………………………………………… 16
三、参与制定商务谈判方案……………………………………………………… 18
四、安排商务谈判现场…………………………………………………………… 21
五、创造融洽的商务谈判气氛…………………………………………………… 23
1
六、做好商务谈判中的辅助性工作……………………………………………… 24
七、协助主谈判人员处理谈判中的问题……………………………………… 24
第三章 会务管理……………………………………………………………………… 29
第一节 会议筹备工作应知应会的8 件事…………………………………… 31
一、拟定会议的议题、名称和规模……………………………………………… 31
二、拟定会议议程、日程………………………………………………………… 33
三、预算会议经费………………………………………………………………… 34
四、确定会议地点………………………………………………………………… 36
五、布置会议现场………………………………………………………………… 39
六、准备会议文件………………………………………………………………… 41
七、制作会议证件………………………………………………………………… 42
八、通知参会人员………………………………………………………………… 43
第二节 会中管理工作应知应会的7 件事…………………………………… 45
一、接站…………………………………………………………………………… 45
二、报到、签到与入场工作……………………………………………………… 46
三、做好会中服务工作…………………………………………………………… 48
四、控制会议进程………………………………………………………………… 49
五、引导会议决议的形成………………………………………………………… 51
六、会议新闻报道………………………………………………………………… 53
七、会议保卫、保密工作………………………………………………………… 55
第三节 会议善后工作应知应会的5 件事…………………………………… 57
一、安排参会人员返程…………………………………………………………… 57
二、清退、整理会议文件………………………………………………………… 58
三、清理会场、结算会议经费…………………………………………………… 60
四、做好会议总结工作…………………………………………………………… 61
五、评估会议效果………………………………………………………………… 63
第四章 商务活动管理……………………………………………………………… 67
第一节 商务活动应知应会的7 件事…………………………………………… 69
一、安排会见、会谈……………………………………………………………… 69
二、组织协调大型商务活动……………………………………………………… 71
三、组织信息发布会……………………………………………………………… 74
2
四、安排剪彩仪式………………………………………………………………… 75
五、安排签字仪式………………………………………………………………… 78
六、安排庆典仪式………………………………………………………………… 80
七、组织大型参观、文娱活动…………………………………………………… 82
第二节 商务旅行应知应会的6 件事…………………………………………… 85
一、制订周密的出行计划………………………………………………………… 85
二、预定票务……………………………………………………………………… 86
三、安排旅行住宿………………………………………………………………… 87
四、准备携带的物品……………………………………………………………… 88
五、办理出国商务旅行手续……………………………………………………… 89
六、组织实施大型团队旅行计划………………………………………………… 91
第五章 办公效率管理……………………………………………………………… 95
第一节 工作计划管理应知应会的2 件事…………………………………… 97
一、编制工作计划………………………………………………………………… 97
二、执行工作计划………………………………………………………………… 99
第二节 时间管理应知应会的2 件事………………………………………… 100
一、掌握有效时间管理的方法………………………………………………… 100
二、有效时间管理应注意的问题……………………………………………… 101
第三节 工作日志管理应知应会的2 件事…………………………………… 101
一、工作日志的编写…………………………………………………………… 102
二、工作日志的应用管理……………………………………………………… 102
第四节 推进各项目标完成应知应会的7 件事……………………………… 103
一、立项…………………………………………………………………………… 103
二、办理…………………………………………………………………………… 104
三、催办…………………………………………………………………………… 104
四、检查…………………………………………………………………………… 105
五、办结回告…………………………………………………………………… 105
六、审核…………………………………………………………………………… 105
七、立卷归档…………………………………………………………………… 105
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第六章 信息管理…………………………………………………………………… 107
第一节 信息收集应知应会的3 件事………………………………………… 109
一、明确信息收集的范围……………………………………………………… 109
二、明确信息获取渠道及信息源……………………………………………… 109
三、掌握信息收集方法………………………………………………………… 110
第二节 信息整理应知应会的5 件事………………………………………… 111
一、信息分类…………………………………………………………………… 111
二、信息筛选…………………………………………………………………… 112
三、信息校核…………………………………………………………………… 113
四、信息综合分析……………………………………………………………… 113
五、信息加工…………………………………………………………………… 113
第三节 信息传递应知应会的3 件事………………………………………… 114
一、明确信息传递要求………………………………………………………… 115
二、掌握信息传递方式………………………………………………………… 115
三、熟记信息传递途径………………………………………………………… 116
第四节 信息利用与储存应知应会的5 件事………………………………… 117
一、掌握信息利用的途径……………………………………………………… 117
二、熟悉信息利用的步骤……………………………………………………… 118
三、选择信息储存的载体……………………………………………………… 118
四、掌握信息储存的步骤……………………………………………………… 118
五、明确信息储存的方法……………………………………………………… 120
第五节 执行反馈信息应知应会的3 件事…………………………………… 121
一、反馈信息处理……………………………………………………………… 121
二、反馈信息再传递与执行…………………………………………………… 122
三、反馈信息执行评估与储存………………………………………………… 122
第七章 文书管理…………………………………………………………………… 123
第一节 文书处理应知应会的7 件事………………………………………… 125
一、收文处理…………………………………………………………………… 125
二、发文处理…………………………………………………………………… 131
三、文书清退…………………………………………………………………… 137
四、文书立卷…………………………………………………………………… 138
4
五、文书归档…………………………………………………………………… 142
六、文书销毁…………………………………………………………………… 145
七、专用文书管理……………………………………………………………… 147
第二节 行政事务文书写作应知应会的6 件事……………………………… 150
一、拟写公告、通告、通知…………………………………………………… 150
二、拟写请示、批复…………………………………………………………… 153
三、拟写指示、决议…………………………………………………………… 154
四、拟写计划、总结类文书…………………………………………………… 156
五、拟写记录、简报类文书…………………………………………………… 157
六、拟写规章制度类文书……………………………………………………… 159
第三节 公关礼仪文书写作应知应会的5 件事……………………………… 162
一、拟写各类讲稿……………………………………………………………… 162
二、拟写各类致辞……………………………………………………………… 163
三、拟写请柬、聘书…………………………………………………………… 165
四、拟写感谢信、贺信………………………………………………………… 167
五、拟写信息传播类文书……………………………………………………… 168
第四节 涉外经济文书写作应知应会的7 件事……………………………… 171
一、拟写经济预测报告………………………………………………………… 171
二、拟写市场调查报告………………………………………………………… 172
三、拟写业务合作意向书……………………………………………………… 174
四、拟写产品说明书、经济广告……………………………………………… 175
五、拟写可行性研究报告……………………………………………………… 176
六、拟写经济合同……………………………………………………………… 177
七、拟写招投标书……………………………………………………………… 179
第八章 商务礼仪…………………………………………………………………… 183
第一节 个人礼仪应知应会的4 件事………………………………………… 185
一、仪容仪貌…………………………………………………………………… 185
二、服饰礼仪…………………………………………………………………… 186
三、交谈礼仪…………………………………………………………………… 188
四、举止礼仪…………………………………………………………………… 189
第二节 商务交往礼仪应知应会的6 件事…………………………………… 192
一、称谓礼仪…………………………………………………………………… 192
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二、会面礼仪…………………………………………………………………… 193
三、介绍礼仪…………………………………………………………………… 195
四、问候礼仪…………………………………………………………………… 197
五、名片礼仪…………………………………………………………………… 198
六、拜访礼仪…………………………………………………………………… 200
第三节 涉外交往礼仪应知应会的2 件事…………………………………… 201
一、西餐礼仪…………………………………………………………………… 201
二、国际礼宾次序与悬挂国旗的要求………………………………………… 204