时间,会用才能身价倍增:告别“穷忙”的35个实用时间技巧

.步骤②确定不该做的事 106
步骤③确定可以委托别人做的事 132
步骤④提高必做之事的效率 139
步骤⑤综合实践新的行动方案 176
基础篇总结 185
实践事例分析一
熟练使用记事本，将时间效率提高10倍 195
记事本使用方法1回头审视时间的使用现状 197
记事本使用方法2设定理想的状态 201
记事本使用方法3确立并细化中长期目标 205
记事本使用方法4把用于投资的行为落实为具体计划 209
记事本使用方法5以周为单位循环 211
实践事例分析二
胜间式时间投资法—某个夏季的一周日程表 217
后 记 243
附 录 251

.　　人生最宝贵的资源是“时间”
　　想要创造成绩，必须投入多种资源。具体来讲，有金钱、知识、劳动，还有时间等等。如果这些投资要素都是无限的，那么任何人都能创造出优质的成果，但实际上这些投资要素并非无限。
　　在这些要素当中，最为稀有和有限的要素就是时间，而并非金钱、知识或劳动。
　　只要有时间，“金钱”可以通过产生利息而得到增值。
　　只要有时间，“知识”也可以通过学习、调查来增加。
　　只要有时间，“劳动量”也可以通过延长时间而增多。
　　唯独时间，一天24小时，对每个人都是公平的。
　　无论是爱因斯坦、比尔?盖茨还是普通人，每个人每天都只有24小时，但为什么人们在有生之年能够创造的成果有如此大的差别，归根结底，还是因为对时间的使用方法不同。
　　可以这样说，时间决定我们的时薪，也决定了我们的年薪。也就是说，越是能够将时间投入到有价值而且生产率高的事情上，就越容易通过短期劳动获得高额的年薪。
　　本书所讲的“年收入增加10倍”，是以我刚刚毕业开始到现在的年收入增长的实际情况为例。但年收入提高10倍只是一种目的，在这之前，如何挤出时间，如何高效地分配时间，才是达到目的的关键所在。为避免误解，我想重申一次，本书的目标旨在“有效利用时间，过悠闲的生活”，而不是“将时间安排得滴水不漏”。
　　投资时间是为了更好地利用时间
　　我首先想要确认一个非常重要的观点：“把一段时间固定用于投资，可以增加有价值的时间。”
　　这种说法也许有点抽象，请回忆一下我在提到创作《职场，好学才能上位》时所讲的话。
　　这本书实际的写作时间只有两个星期，但我在背后却投入了许多时间用于训练。无论是拇指输入法、速读法还是逻辑思维法，把这些时间投资在训练上是必要的，而且训练成果也使我们更容易创造成果。
　　“运动”也属于投资。通过定期运动增强体力并保持身材，也是对保持身体健康、集中注意力、增强体力非常重要的投资。也就是说，一天半小时到数小时的运动，可以在今后增加许多非常重要的时间。
　　像这样的基础能力训练和运动，长远来看的确很重要，但是不做，也不会立马有什么损失，所以很容易被忽视而遭到拖延。但是，能在这个部分花费多少时间，不仅决定将来，也会改变现在的生产率。
　　“虽然不具备紧急性，但是必定能为将来节约时间起到作用”，我把花在这类事情上的时间称为“III投资的时间”。
　　另一方面，有些事情“既不重要也不紧急”，比如无聊时看电视、参加毫无意义的聚会喝得酩酊大醉之类，我把它所耗费的时间叫做“IV闲耗的时间”。
　　如此，日常生活中“在紧急且重要的事情上花费的时间”就叫“I消费的时间”，“在紧急但不重要的事情上花费的时间”就叫“II浪费的时间”。
　　时间管理的关键就是如何将“浪费”和“闲耗”的时间转化为“投资”的时间，促成有意义的“消费”。
　　这个观点在今后也会作为本书重要的主题重复出现，现在请记住“通过投资可以增加时间”这一点就可以了。
　　先削减“不必要做的事”
　　在进入正题之前，还有一点关于时间管理的重要观点，这就是时间管理等于削减不必要的事。
　　通过时间管理，你渐渐提高了工作效率，但与此同时又增加了不少新的工作，结果陷入了时间越管越忙的恶性循环，不知道是不是很多朋友都有这样的体会呢？
　　为什么会变得越来越忙呢？理由很简单，因为没有削减不必要的事。
　　本书坚持的一贯原则就是“削减不必要的事”。
　　总是当“滥好人”，不会拒绝工作，你的时间就会减少，结果导致工作质量下降，也会连累把工作拜托给你的人。所以本书建议大家要集中精力，把时间花在自己擅长、喜欢做的事情上。
　　比如，我在《职场，好学才能上位》成为畅销书之后，陆续接到过近20家出版社的约稿邀请。
　　面对盛情邀请，我也想尽力应承，但即便如此也没有能力全都答应。仅是回绝这些约稿的出版社，都会增加不少时间和精力上的负担。
　　因此我准备了一份“回绝范本”。我拜托相熟的一位编辑，请他从迄今为止收到的回绝信中，选出一些他认为较为委婉、能增加读信人好感的邮件给我看，并以这些邮件为基础，创作了这个范本。
　　我接到约稿信后，就依照这个范本写回信。我觉得这样既可以表达对约稿方的尊重，也能让对方明白自己的处境和心情。
　　提高业绩，增强回绝的底气
　　虽然如此，要拒绝公司的工作得有必要的理由。如果下属拒绝某项工作，上司也会感到为难。这也是为什么下属很难拒绝某项工作的原因。
　　但是，公司的目的并不是给员工海量的工作，而是提高销量和利润，因此，业绩好的人都很有信心拒绝不必要的工作请求。另一方面，业绩不好的人，就只有通过工作量来向公司体现自己所作的贡献。
　　还需要注意的是，上司分配给下属的工作并不是打算要你百分之百完成的。也就是说，一般分配给你的是120%~130%，而你完成110%就足够了。这种时候，也需要通过提高业绩，来增强回绝130%工作量的底气。
　　不仅是公司的工作需要精简，个人的事情也同样。
　　人总是容易对自己的实力过分自信，常常会超负荷地增加工作计划，最终导致运作失常。
　　对付这种情况，要养成“把精力集中投入到真正必要的工作上”的习惯，并在规定时间内完成预定的计划，这样管理时间就会变得轻松。
　　自己的实力越强，就越能精简工作，提高业绩，从而更高效地利用时间，促成良性循环。
　　本书将重点阐述如何形成这种良性循环。
　　被精神鼓励所曲解的时间管理论
　　为了削减不必要的事，就必须进行取舍。应该如何选择呢？答案非常简单。
　　每个人都有自己的目标，我们必须分清什么对达成目标是必要的，什么是不必要的。
　　当然，有时因为所设定目标的关系，我们必须超负荷地工作以增强实力。但是，我建议超负荷工作的期限最好定为一年左右，不超过三年。更长时间的超负荷工作，就不明智了。
　　为了削减不必要的事情，还必须努力提高“单位时间创造的生产率”。
　　因为个人能力的关系，有时本来能够轻松完成的事情却需要花费大量的时间和精力。这个时候，公司一般会采取这样的论调：“在工作中可以得到锻炼，因此有时候超负荷工作也是没办法的事。”这种想法很危险。
　　因为如果不采取有效率的手段，只想通过“加油”这样的精神鼓励加以催促，只会延长劳动时间，曲解了时间管理的精髓。
　　为了克服这种精神鼓励上的挟制，必须掌握时间管理的手法和知识。
　　比如，解决问题的方法、业务知识、作出决定的依据、高效的学习方法等，都与时间管理相关。我们采取行动的时候，这些判断依据、知识与能力，会极大提高时间管理的效率。
　　学习丰田式“持续改善”
　　我认为在时间管理方面，丰田的持续改善生产率是最有参考价值的。这是以看板方式为首的一系列持续改善技巧，是通过由昨天到今天、由今天到明天，一天一点孜孜不倦地积累，来达成持续改善的一种方法。
　　该观点首先确立了浪费的7种情况，包括过剩浪费、等待的浪费、搬运浪费、加工浪费、库存浪费、行动浪费、不合格产品的浪费，还包括运用最新IT 3D CAD技术的设计、检测系统等多种多样的内容。
　　我认为个人的时间管理也和丰田的持续改善生产过程类似，孜孜不倦地持续改善才是有效的。
　　每个人受各种现实条件的制约，都养成了最适合自己的工作方式，所以每个人的时间管理方法，都已经相对稳定，因而要从根本上彻底改变是非常困难的。
　　时间管理方法是我们生活方式的写照，其本身就是一种生活习惯。所以，突然下决心从明天开始早睡早起，或是马上要高效利用当前的三个小时，以此来杜绝生活中对时间潜在的浪费，只能是异想天开，多以三天打鱼两天晒网收场。
　　我们应该效仿丰田的做法：这里作一点新的规划，那里替换原来的做法，用这种形式，一点点地进行不懈的持续改善，才能最终成功地管理时间。
　　本书的特征
　　本书与同类书籍相比有以下三个特征：
　　特征①—理论原则与实践技术恰到好处地结合。
　　特征②—选定“不必做的事”比选定“需要做的事”更重要。
　　特征③—对结果进行量化，便于测评效果。
　　下面我们详细地说明一下。
　　特征① 理论原则与实践技术恰到好处地结合
　　过去的时间管理书籍，要么主要是罗列详细的技术方法，要么内容过于抽象，很难用于实际操作。
　　“详细的技术方法”虽然暂时能令人产生共鸣，但大多与自己的生活方式不合，没过多久就忘了。“抽象的内容”即使当时懂了，由于太抽象，隔个几周也很难剩下什么。
　　因此，我在写这本书的时候，对这两个方面同等重视，尽量将“时间管理的理论原则”与“用于实践的具体技术”恰到好处地结合。
　　我为大家建议的方法是，在记熟各种理论原则与规划方法之后，结合个人生活实践进行运用。
　　只要掌握了这一点，哪怕我们实际学习的方法，比如丰田式持续改善法，与自己原有的时间管理方式在切入点上不尽相同，你也能把这种理论原则活用到自己的时间管理中去。请大家一定要学会这样的逻辑思维。
　　虽然为了便于理解，本书会尽量叙述具体的技术手法，但是如果你在实际使用的过程中，能够根据自己的情况不断进行调整，将会更有收益。
　　特征② 选定不必做的事，比选定需要做的事更重要
　　第二点我想强调的是，“选定不必做的事比选定需要做的事”起码重要两倍以上。这是因为增加要做的事也不一定能有效地管理时间，但是，只要我们能够确定哪些事我们不必做，就能切实有效地管理时间。
　　在本书中，我将会反复教给大家对付烟、酒、电视等“时间窃贼”的方法。增加要做的事很简单，但是要戒掉某些事却需要勇气。希望读者能够通过本书，增加更多的勇气。
　　特征③ 对结果进行量化，便于测评效果
　　第三点想要强调的是，“量化的重要性”。
　　要对时间管理的效果进行测评其实是很难的。但是，时常关注自己的时间都花在了什么地方，对时间的管理是否取得了效果，单位时间内的产出是否增加、能否达标，这很重要。
　　10倍准则⑦[用数字使成效更形象]
　　我每次收到约稿信的时候都会问自己这样的问题：“这份稿件平均一个字值几日元？”“我一小时能写多少字？”
　　有的稿子很难写，虽然一个字值40日元，但写作进度很慢。有的稿子是自己擅长写的领域，一个字只值5日元，但可以写得很快。我一般会像这样，先用乘法计算出时薪，再来选择要写哪一份。
　　接受约稿之后，我要先估算写作时间，写完后就能检查自己是否是如期完成。如果没有按时完成，则要反省哪里做得不好，检讨如何改善。
　　因为每门职业性质不尽相同，测评标准也各式各样，但总有很多指标可以检验我们的时间管理效果。
　　另外，在购买某种服务的时候，我们也应该详细估算这种服务单位时间的平均价格，才能保持我们的收支平衡。
　　掌握新的技术
　　在进入正文之前最后的总结中，我把接下来要介绍的新的学习方法分为三步，请大家一起活用，提高时间管理的效率。
　　第一步：准确把握现状
　　很多人现在的基本状况是：将大部分工作时间花在“I消费的时间”（紧急且重要）上，或者被“II浪费的时间”（紧急但不重要）压得喘不过气、疲于奔命，结果将剩余时间大部分花在“IV闲耗的时间”（既不重要也不紧急）上以放松自己，最终导致“III投资的时间”（重要但不紧急）不足。
　　第二步：意识到差距，制定目标
　　要掌握新的技术，首先必须确定“理想的状态=目标”。一旦确定了目标，就能发现现实与理想的差距。人类的各种动机都来自于与理想的差距，意识不到差距的人就不会有动机。
　　重要的是：我们必须意识到肯定有比现阶段使用的方法更好的方法，只要使用这些方法，就能比现在更好地利用时间，将“目标”与“自己的现状”的差距具体化。
　　第三步：学习目标与现状的差距
　　即使弄清了差距，如果没有好的解决方法，也会造成心理上越来越多的挫败感，请运用本书学习一个个清除差距的方法，掌握新的技术。
　　每个人都想增加自己人生中不足10%的“III投资的时间”，这也是本书的主题。要如何达成这个明知重要却难以达到的目标，本书将会和大家共同探讨。
　　只要掌握了轻松增加“III投资的时间”的方法，相信你也能将这种时间投资法作为一种新的技能，加以灵活运用。