超级整理术：工作效率是整理出来的

.　　◎不要花费时间去记“东西放在哪里了”
　　◎学会扔东西吧
　　◎用后归还原位很重要
　　◎尽量不打印纸质文件
　第二节　及时整理资料是为了有效利用信息
　　◎文件分为“正在办理状态”和“保存状态”
　　◎“正在办理文件”和“需保存文件”的整理方法
　　◎统一大小和形状
　　◎把正在操作中的文件放进透明文件夹中
　　◎托盘的使用方法
　　◎重要的已办文件用大文件夹保管
　　◎需要暂时保管的东西
　第三节　使办公桌成为舒适的工作场所
　　◎合理配置办公桌上的空间
　　◎有时可以不收拾
　第四节　关于书籍、杂志与名片的整理
　　◎已读完的书，做好摘录
　　◎把有用的内容剪下来后杂志就可以扔了
　　◎定期整理名片
　第五节　再次弄清楚整理的目的
　　◎仔细想想整理的目的
第三章　关于电脑与电子邮件的整理
　第一节　充分使用电脑的功能
　　◎这个时代，it知识很重要
　　◎把电脑当作自己的“外脑”
　　◎把信息集中在一台电脑内
　　◎笔记本电脑里该存些什么
　　◎用“谷歌桌面”搜索信息
　第二节　管理电脑内信息时也用“超级整理术”
　　◎文件夹要大致分类
　　◎文件的命名很重要
　　◎桌面要整理清爽
　　◎为正在办理的文件设一个文件夹放在桌面上
　　◎备份资料也要整理好以降低风险
　第三节　输入信息时也要制定规则
　　◎信息靠量取胜，应大量吸收
　　◎博客的最新信息用“rss订阅”收集
　　◎定期阅读杂志收集信息
　　◎阅览电子杂志时用别的软件
　　◎收集信息时要确定主题
　　◎用e memo ad摘录信息
　　◎用to do记录需要定期回顾的信息
　　◎会议记录的整理也应制定规则，使之更有使用价值
　　◎用“日经telcom 21”收集报纸上的信息
　第四节　邮件也用“超级整理术”迅速处理
　　◎邮件只读一遍，然后立即回复
　　◎早回复，对方也会尽快处理
　　◎已读邮件用分类项目进行整理
第四章　关于大脑信息的整理
　第一节　忙碌时脑中一片混乱
　　◎不确定的事项太多的话，大脑容易混乱
　　◎把头脑清空吧
　第二节　把将要做的事全部记录在to do上
　　◎事无大小，尽量多记录在to do上
　　◎用outlook管理to do
　第三节　争取把工作委托给他人
　　◎将工作委托他人时的参考基准是“小时工资”
　第四节　用检查目录进行整理会更高效
　　◎无论谁都适用的规则
　第五节　开会也要设定规则
　　◎全体参会人员都应知晓会议议题
　　◎当场做好会议记录并发送给参会人员
　第六节　用规则来判断开展一项新事业的可能性
　　◎用检查目录来整理新创意
　第七节　规则要彻底执行并持续遵守
　　◎如何才能彻底执行并持续遵守
　第八节　提高积极性的措施
第五章　关于时间的整理
　第一节　用“超级整理术”改变时间的性质
　　◎时间的性质发生了变化
　第二节　利用to do整理时间
　　◎设定定期工作任务
　　◎创意也要保存进to do
　　◎规则也要保存进to do
　　◎根据to do不慌不忙地开展工作
　　◎有效利用空暇时间
　第三节　创造可以集中注意力的环境
　　◎一定要有“能够努力工作”的时间段
　第四节　打电话也要提高效率
　第五节　不要把工作日与休息日分开考虑
◎后 记

.　　 我自己工作时，喜欢用两层的小托盘和透明文件夹来存放“正在办理文件”。
　　 每收到一份新的文件，我就把它放在小托盘的上层，能办理的尽快办理，办完就处理掉，没办完就先保存起来。
　　正在办理的文件，我喜欢把它们保存在透明文件夹内，因为透明文件夹既便于携带又一目了然。这些文件夹也应尽量放在办公桌的附近，以便于伸手就能拿到。
　　 关于“已办好、需保存”的文件，我也把它们大致分为三类：
　　①近期需要用到的
　　②需要存放起来的
　　③不知以后是否需要，暂且保存起来的
　　对我来说，“近期需要用到的”东西包括经营数据统计表、市场统计表、企划书等等。也包括眼下暂时用不到，但下个月，或几个月以后将要用到的文件，这些我都会放在透明文件夹内。
　　“需要存放起来的”文件，包括合同、发票等重要文件，我会把它们按类别分别放进口袋式透明文件夹内保管。一些较少用到的文件，我会把它们按内容分类（如企划书、请求书等），放进抽屉里保管。
　　“不知以后是否需要，暂且保存起来的”文件，往往和工作有关，“现在不需要，但不知哪天也许会用上”，这类文件因为平时用得不多，所以没必要整理得很细，只需要把它们保存在文件夹中，用纸箱装起来就可以了。到了年底大扫除时，越是箱子下面的文件，越可以先丢弃。
　　 至于那些既不属于“正在办理”、又不属于“需要保存”的文件，直接处理掉就可以了。
　　
　　统一大小和形状
　　文件、发票等有各种大小和形状，一般来说，用A4纸打印的文件最多，邮件有明信片大小的，一些项目的详细进度表往往是用A3纸打印的。
　　我建议，尽量把文件统一成A4纸那样大小比较好，如果文件大小不一，看上去会不整齐，还很容易弄丢。比如一些大尺寸的文件中常常会夹杂着小纸页，不小心就会把小纸页弄丢。再说，购买用于整理的文件夹时，如都是A4尺寸的，也比较统一，还可以节约成本。
　　实在有大尺寸的资料，就把它复印成A4尺寸再保存吧。从杂志上剪下来的信息、或是写在小记事本上的内容，如果比A4小，我建议要么把它们输入电脑，要么用订书机订在A4纸上。
　　我个人很喜欢用订书机，不光在把文件装订成册时用，想把一些小纸页固定到A4纸上时，我一般不用胶水，而是用订书机一订就好了。
　　我还建议，把大文件夹的颜色也统一起来吧。比如说，蓝色的用于存放“预算”类的，黑色的用于存放“资料”类的，这种方法很有效。但如果颜色种类太多，连本人都想不起来“某种颜色代表什么内容”时，那就失去意义了。
　　总之，规则要简单到不费脑子的程度，才是最好的。
　　把正在操作中的文件放进透明文件夹中
　　对于正在办理中的文件，最好的整理工具就是透明文件夹。既不需要把文件装订起来，必要时又可以在桌上摊开，不需要时随时可以丢弃，如需加上新的纸页也很方便，无色、透明的文件夹最好用。
　　正在办理的文件，最好根据项目分开保存，只要是和这个项目有关的东西，统统放进去，如一个放不下时，可分为几个摆放，或使用那种有透明口袋的大文件夹也可以。
　　使用透明文件夹时如注意到以下细节就更好了：
　　（1） 给透明文件夹加上封面
　　封面可用A4纸，上面写清项目和合作方名称，以及开始日期
　　（最好用6位数，如080801），这样的话，就算有很多类似的文件夹也不容易弄错。
　　所谓封面，也就是夹进此文件夹最上面的那张纸，用WORD文档的固定格式打出来放进去就可以了，我因为经常用到，所以把这个固定格式的模板保存在电脑的桌面上了。
　　当然，有时没有封面也能知道其中的内容，但毕竟有封面的话，可以对内容一目了然，也不必再一一翻看，因为那些翻看的时间也算是白白浪费掉的。为了减少时间的浪费，请给透明文件夹里的内容加上封面吧。
　　
　　（2） 保管在大文件夹内
　　透明文件夹建议竖着放进大文件夹内进行保管，因为会频繁用到，所以就把它们摆放在办公桌附近吧，如文件柜上等。
　　要是办公桌附近没有摆放的地方，也可以把大文件夹整个地放进办公桌的抽屉里。
　　把透明文件夹放进大文件夹时，如果数量不多，也就无所谓什么顺序，如果数量比较多的话，为了避免日后找起来麻烦，就需要进行适当的分类。
　　比如说，有一种方法叫作“使用频度分类法”，此分类法很有名，野口悠纪雄先生的《超整理法》一书中也有过介绍。
　　其实做起来很简单，就是“凡取出一份文件，还原时都从左侧摆放”，其结果是，使用频率高的文件，都集中在左侧。
　　如果大文件夹都摆满了，就可以把位于右侧的、使用频率低的文件归为“已办理、需保存”的那类或直接处理掉。
　　不过，别忘了上述方法只适用于“正在办理的文件”，平时基本用不到的“已办理、需保存”类文件最好还是按项目或内容进行分类，然后按照五十音图的顺序排列起来比较好。
　　
　　托盘的使用方法
　　请求书、合同、企划书以及准备仔细阅读的邮件等，最好用双层托盘来摆放。页数很多的话，可放进透明文件夹中，因为都是近期要处理的文件，所以托盘应放在办公桌上显眼的地方。
　　双层托盘的上层放新文件，下层放旧文件。具体的顺序就是“新到文件”——“保留文件”——“待办文件”——“已办文件”，总之，是按照时间来排序的。
　　“新到文件”指那些刚收到的文件或传真等等，明显没有用的就丢弃，剩下的先放进托盘上层，等有空时再办理。办理时如果遇见一些问题，无法马上办完时，就把它们放进“保留文件”的托盘里去吧。
　　重要的已办文件用大文件夹保管
　　整理那些已办、需保存的文件最有用的工具就是大文件夹。大文件夹既有有固定页数的，也有插孔型、可调节页数的，我一般用可自由调节页数的大文件夹。
　　使用这种大文件夹的几个要点是；
　　（1）放进大文件夹的替换用纸，我推荐使用一些著名品牌的“半袋”系列，它的价格虽比一般产品贵一点，但特别好用。当放入多份文件时，很容易确认后面文件的内容。
　　（2）在大文件夹的侧面加上标签，比如说，关于我所拥有的公寓大楼的资料，我就在所有大文件夹的侧面全部按照“登记册”、“合同”、“租赁者资料”等分类注明。
　　关于标签中的项目名称与顺序，如“A公寓” 与“B公寓”，即使是两套不同内容的资料，也应相互统一，这样找起来会更加方便。
　　有一种专门打印不干胶目录条的机器，只要把信息登记在内，它就会按顺序打印出所需要的目录或标签。
　　（3） 按五十音图顺序排列
　　如果说存放着正在办理类文件的透明文件夹按照时间顺序排列比较好的话，那么，已办理需保存文件建议按照五十音图的顺序排列。
　　当然，根据业务内容和文件种类，也有其他比较好的分类方法，可以根据自己的需要选择最合适的一种。
　　 关于分类方法，主要有以下几种：
　　■按五十音图分类
　　■按项目分类（标明某某项目或某某企划）
　　■按内容分类（如报价表、工作日程表等）
　　■按客户名称分类
　　■按日期分类
　　 但并不是说，一旦决定按五十音图分类，就必须全部按照五十音图分类，也可以有例外。
　　 比如说，一般文件按照五十音图分类，仅仅把合同书等特别重要的资料放在较为特殊的地方，总之，应灵活一些，要记住分类的目的是使自己工作起来更方便。
　　决定分类方法时，应以“是不是能立刻找到”、“还原时是否方便”
　　、“是否便于拿出来”等原则为基准，也应注意不要过度分类。
　　需要暂时保管的东西
　　办理完的文件、没必要放进大文件夹里的文件都应及时丢弃。对于“不知是否还有用、先保管起来再说”的文件，我喜欢用纸箱来保存。
　　一般放进纸箱的文件，基本都是不会再翻看的，只能说是为了“预防万一”才保存起来的。这些文件到了年底大扫除时就一并丢弃了吧。我觉得保存期为一年就足够了，如果觉得“一年或许会用到一次”的资料，第二年却根本没用到的话，也尽快丢掉吧。